Praxistipps - Gut ankommen beim Lenkungsausschuss

Der erste Eindruck zählt, der Letzte bleibt.

 

Ob du als Projektmanager beim Lenkungsausschuss „gut“ oder „schlecht“ davon kommst hängt in der Tat vielmehr von der Art und Weise deiner Präsentation ab als von den eigentlichen Inhalten.

Für sogenannte „Unternehmenslenker“ die unter Zeitknappheit leiden gibt es nichts nervigeres als langwierige Präsentationen bei denen am Ende nicht mehr klar ist auf welchen Basisinformationen welche Entscheidungen getroffen werden sollen.

Schau regelmässig bei uns vorbei und erhalte in den kommenden Wochen 5 Praxistipps damit du beim nächsten Lenkungsausschuss gut an- und davonkommst.


Tipp 1 – Sei fokussiert und widerspruchsfrei

Überlege dir im Vorfeld, noch bevor du überhaupt mit der Erstellung der Präsentation beginnst, welche Ziele du beim Lenkungsausschuss verfolgen willst und welche Entscheidungen abgeholt werden sollen.

 

Im Gremium des Lenkungsausschusses geht es in erster Linie nicht um die Vermittlung von Informationen sondern darum Entscheidungen herbeizuführen. Als Projektmanager musst du während der Präsentation zu 100% auf die Themen fokussiert und vorbereitet sein. Zur Vorbereitung hilft es dir, wenn du mögliche Szenarien gedanklich durchspielst. Auch der Austausch mit einem Kollegen unterstützt die Vorbereitungen und gibt dir Sicherheit für die anstehende Präsentation.

 

Achte darauf, dass du bei deinen Ausführungen widerspruchsfrei und präzise bist. Bist du das nicht riskierst

du unnötige Diskussionen und Rechtfertigungen.


Tipp 2 – Stelle kurze Präsentationen zusammen

Versuche nicht um jeden Preis die dir zur Verfügung stehende Zeit vollumfänglich auszunutzen. Besser ist es, wenn du mit Ruhe die anstehenden Entscheidungen abholen kannst und dabei sogar noch etwas früher als geplant fertig bist.

Stelle kurze Präsentationen zusammen indem du

  • dich auf die Kernelemente konzentrierst
  • auf viel Fliesstext verzichtest und deine Botschaft auf der Tonspur überbringst
  • eine einzige Schriftart verwendest
  • Visualisierungen sinnvoll und unterstützend einsetzt
  • giftigeFarben vermeidest
  • am Ende der Präsentation die abzuholenden Entscheide aufzählst

Tipp 3 – Zeig auf die Spitze des Eisbergs

In der Regel werden Kernaussagen am Ende einer Aufzählung von Argumenten ans Licht gebracht.

 

Mach es umgekehrt und zeige während deiner Präsentation als erstes jeweils die Kernaussagen. Damit wissen die Teilnehmenden sofort um was es geht und können der Präsentation besser folgen.

 

Achte darauf, dass du am Ende die Zahlen, Daten und Fakten (ZDF) zusammenfasst. Denn diese bilden die Basis von der die Kernaussage abgeleitet wurden.


Tipp 4 – Lass dich unterstützen

Keiner erwartet dass du alles weisst. Aber du fühlst dich bestimmt besser, wenn aufkommenden Fragen gleich im Raum beantwortet werden können. Lade deshalb Projektmitarbeitende und/oder Experten gleich mit ein und lasse sie "ihren" Teil selbst präsentieren. Das ist authentisch und ist ihnen gegenüber eine Wertschätzung und Anerkennung.

 

Zu deinen Aufgaben als Projektmanager gehört nebst der Erreichung der Projektziele ebenfalls die Weiterentwicklung und Befähigung der Projektmitarbeitenden. Lasse sie auch hier Teil vom Team sein und biete ihnen mit der aktiven Teilnahme am Lenkungsausschuss die Möglichkeit ihre wertvolle Arbeit selbst zu präsentieren und sich damit auch weiterzuentwickeln.


Tipp 5 – Versende die Unterlagen rechtzeitig

So selbstverständlich unser letzter Tipp auch ist so wird er in der Praxis oft vernachlässigt.

Egal auf welcher Managementebene sich „dein“ Unternehmenslenker befindet. Er möchte sich  bestimmt im Vorfeld mit der Materie befassen können damit er am Tag des Lenkungsausschusses genügend informiert ist. Besonders dann, wenn er fürs Unternehmen relevante und einschneidende Entscheide fällen muss.

Zudem ist ein vorbereiteter Entscheider ein besserer Sparringspartner.

Je nach dem wie schnell der Projektstatus ändern kann, empfehlen wir dir den Vorversand 2-5 Arbeitstage vor dem Lenkungsausschuss abzuschliessen.

 

Wir freuen uns, wenn du den einen oder anderen Tipp erfolgreich umsetzen kannst und wünschen dir in diesem Sinne viel Erfolg!

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